INTRODUCTION :
La pandémie du coronavirus (COVID-19) expose notre pays à une situation où des défis sanitaires, sociaux et économiques doivent être relevés. Par conséquent, elle a imposé de profonds changements sur la façon dont les gens vivent, travaillent et communiquent.
Les mesures de confinement et de distanciation sociale décrétées par le gouvernement ont eu un impact direct sur les relations de travail. En effet, le chef d’entreprise, en tant qu’employeur, est dans l’obligation de protéger en priorité la santé de ses employés, mais il doit en parallèle assurer la survie de son entreprise, ce qui est tout à fait légitime.
Devant cet embarras, un chef d’entreprise, aussi petite soit-elle, est contraint de chercher des solutions qui lui éviteront des désagréments tant envers ses subordonnés qu’envers ses clients. Le télétravail est incontestablement la meilleure alternative que nous préconisons pour assurer un minimum de productivité et une continuité des services envers ses clients.
Quels sont les employés concernés par le télétravail :
En tant qu’employeur, vous vous demandez certainement si vous pouvez faire passer vos employés au télétravail. La réponse dépend en grande partie du type de travail assigné à ces employés.
Il est clair que le télétravail ne pourrait être envisageable pour un agent humain dont la présence sur une chaîne de production est obligatoire. C’est en fait un maillon dans une tâche automatisée. En revanche, tous les métiers qui utilisent un bureau, un PC, une connexion internet se voient de bons candidats au télétravail sous certaines conditions.
Les travaux qui ne peuvent pas être accomplis à distance sur une base de temps continue pourraient toujours s’adapter au télétravail sur une base alternée (Présentiel et Distant).
Quels outils pour le télétravail :
Pour réussir cette mutation vers le télétravail, il faut s’assurer que l’employé possède les mêmes équipements dont il disposait dans son entreprise, il doit aussi accéder aux données de l’entreprise nécessaires à la bonne exécution de ses missions et enfin mettre à sa disposition les outils technologiques qui lui permettent d’être productif.
Équipements en télétravail :
Une condition sine qua non pour mettre en œuvre le télétravail est l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Il est donc nécessaire de doter l’employé d’un ordinateur connecté à internet et éventuellement d’une imprimante. Ce dernier doit aussi disposer d’un environnement calme et serein dans son domicile avec, bien évidemment, un mobilier adapté au travail.
Accès aux données de l’entreprise :
Pour pouvoir mener à bien sa mission, l’employé doit avoir accès aux données de l’entreprise : un commercial ne pourrait pas établir un devis pour son client s’il n’a pas accès à son logiciel de gestion avec les données à jour. De même, un comptable qui doit passer les écritures dans le journal de vente ou préparer son G50 doit lui aussi accéder aux factures qui ont été établies par ses collègues.
Il existe pour cela plusieurs solutions :
- Un logiciel de gestion en cloud : Appelé aussi logiciel SaaS (Software As A Service), cela signifie que les données de gestion de l’entreprise sont hébergées sur un serveur en ligne et accessibles via une application web (exemple). Le plus grand avantage de cette solution est que vous n’êtes pas responsable de la gestion de l’infrastructure physique des serveurs. Cependant, l’inconvénient est que si la connexion internet n’est pas disponible, vous ne pourrez plus accéder à vos données.
- Un logiciel de gestion on-premise : Ressemblant au cloud, l’architecture physique du serveur de données et de l’application web se trouve au niveau de l’entreprise et non sur un serveur distant (exemple). L’avantage est la possibilité de travailler sans connexion internet lorsqu’on est dans le siège de l’entreprise, mais l’inconvénient est que vous êtes entièrement responsable de tous les aspects techniques et sécuritaires.
- Un logiciel monoposte : C’est une solution qui consiste à installer une version du logiciel de gestion de l’entreprise en monoposte sur chacune des machines des employés en télétravail. Cela présente des inconvénients tels que la confidentialité des données, le risque d’incohérence des données, et la nécessité de mettre à jour manuellement les stocks entre les différents gestionnaires.
Outils technologiques :
Le télétravail incite ses adeptes à trouver les bons outils de travail à distance. L’email et le téléphone ne suffisent plus lorsque nous sommes en situation de télétravail. Nous avons besoin d’outils à aspect communicatif en temps réel permettant ainsi aux équipes en télétravail de communiquer en toute fluidité, faire des réunions en ligne, suivre les projets en cours et la progression des tâches assignées à chaque employé, et partager des fichiers indépendamment du format.
Nous allons vous présenter dans ce qui suit des outils utilisés et testés par nos soins.
Outils de communication :
L’outil le plus connu est sans aucun doute Slack (version gratuite disponible). Slack se définit comme un « hub de collaboration », mais il s’agit essentiellement d’une plateforme de chat pour les équipes et les individus. C’est l’un des outils de communication d’équipe les plus populaires de nos jours, permettant des discussions en temps réel dans des canaux de conversations.
Outils pour les réunions en ligne :
Zoom est l’application de vidéoconférence la plus en vogue actuellement (version gratuite disponible). Zoom propose des fonctionnalités pour les visioconférences et les présentations, des discussions en temps réel, des enregistrements vidéo, le partage d’écran, des intégrations d’agenda et même des arrière-plans virtuels.
Outils de gestion de projets :
Trello est incontestablement l’outil de gestion de projets le plus convivial et le plus facile à adopter (version gratuite disponible). Trello organise vos projets en tableaux, permettant de suivre les tâches, responsabilités et processus en cours de manière visuelle.
